1. ORGANIZACJA
Organizacja – polega na współistnieniu i współdziałaniu elementów danej całości w celu jej prawidłowego funkcjonowania.Występują następujące znaczenia organizacji:
a) organizacja w znaczeniu przedmiotowym – polega na podziale całości na komórki organizacyjne lub funkcjonalne i dokonaniu powiązań między nimi.
Ogniowo I to zarząd przedsiębiorstwa, w którym wyróżnia się komórki funkcjonalne kierowanych przez jednego kierownika i wykonujących określone zadania, którymi są działy.
Ogniwo II to ogniowo bezpośrednio produkcyjne, w którym występują: wydziały produkcyjne, zespoły pracownicze, brygady robocze, stanowiska robocze (statyczne ujęcie organizacji). Występuje także dynamiczne ujęcie organizacji, które polega na podziale działania na jego elementy składowe.
b) organizacja w znaczeniu podmiotowym – organizacją jest każda jednostka działająca w gospodarce np. fabryka mebli.
c) organizacja w znaczeniu czynnościowym – każde zorganizowane działanie czyli przemyślane, zaplanowane i przebiegające zgodnie z określonym zasadami organizacji.
d) organizacja w znaczeniu przymiotowym – ma na celu ocenę organizacji w trzech wyżej wymienionych znaczeniach i stwierdza jak ta organizacja jest (jeśli jest zła należy dokonać reorganizacji).
Podstawowymi wyznacznikami tworzenia struktury organizacyjnej są:
– podział zadań między poszczególne komórki – wykonują one ściśle określone czynności, które wpływają na pracę innych komórek i tworzą łańcuch współzależności organizacyjno-wytwórczych,
– orientacja przedsiębiorstwa na rynek – punktem wyjścia staje się rynek i daje okazję konsumentom do korzystania wyboru towaru, producentów.
Wyróżniamy następujące systemy struktur organizacyjnych:
a) system liniowy – na czele każdej komórki organizacyjnej stoi tylko jeden kierownik, który kieruje całością i ponosi odpowiedzialność za jej pracę.
Zalety:
– obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa,
– jasno określony zakres odpowiedzialności i kompetencji,
– podział władzy i kompetencji.
Wady:
– uniwersalność kwalifikacji,
– długa droga podejmowania decyzji,
– możliwość załamania organizacji.
b) system funkcjonalny – nie ma jednego kierownika, komórka niższego szczebla może otrzymać polecenie od kilku zwierzchników.
Zalety:
– odejście od uniwersalnej kwalifikacji stojącej na czele organizacji,
– krótka droga podejmowania decyzji,
– podział kompetencji między kierowników,
– duża fachowa wiedza personelu kierowniczego.
Wady:
– każdy pracownik podlega każdemu kierownikowi,
– możliwość otrzymywania sprzecznych poleceń,
– trudność w ustaleniu zakresu kompetencji i odpowiedzialności,
– rozbieżności w decyzjach.
c) system sztabowo-liniowy – zachowuje zasadę bezpośredniego podporządkowania jednemu kierownikowi. Kierownikowi dodaje się komórki sztabowe, których zadaniem jest opracowanie materiałów potrzebnych mu do podejmowania decyzji.
Zalety:
– zasada jednoosobowego kierownictwa.
Wady:
– konflikty między komórkami sztabowymi a osobami podejmującymi decyzji.
2. ZASADY ORGANIZACJI PRACY
Wyróżniamy następujące zasady organizacji pracy:
a) zasada racjonalnego gospodarowania – polega na dążeniu do minimalizacji nakładów lub maksymalizacji efektów.
Minimalizacja nakładów – działanie, które polega na osiąganiu zamierzonego efektu przy zużyciu jak najmniejszych kosztów. Granicą minimalizacji jest jakoś osiąganego efektu.
Maksymalizacja efektów – działanie, którego celem jest takie wykorzystanie środków, aby osiągnięty efekt był jak najwyższy. Granicą maksymalizacji jest poziom wykorzystywania dostępnych środków.
b) zasada podziału pracy – polega na podzieleniu określonego zadania na prostsze czynności i przydzieleniu ich odpowiednim wykonawcom.
c) zasada koncentracji pracy – polega na skupianiu takich samych lub podobnych czynności w jednej komórce organizacyjnej.
d) zasada kooperacji pracy – polega na współpracy między komórkami w obrębie danej organizacji, a także na współpracy między organizacjami.
e) zasada indywidualności pracy – odnosi się do różnicowania pracy i stwierdza, że przydzielana pracownikom praca nie może być przypadkowa, musi być zgodna z ich kwalifikacjami itp.
f) zasada ciągłości pracy – stwierdza, że praca powinna się odbywać bez żadnych zbędnych przerw i przestojów.
g) zasada rytmiczności pracy – praca powinna być wykonywana stale z jednakowym natężeniem.
h) zasada intensywności pracy – praca powinna być tak wykonywana, aby uzyskiwać coraz wyższe jej efekty (wzrost wydajności pracy).
3. CYKL ORGANIZACYJNY – POJĘCIE, ETAPY, ZASADY
Cykl organizacyjny – czas od momentu rozpoczęcia działania do chwili jego zakończenia.
Etapy cyklu organizacyjnego:
a) ustalenie celu działania – cel wyznacza kierownik, który musi przekazać go wykonawcom,
b) planowanie toku działania – składa się z dwóch części:
– dokonanie rozeznania w zakresie niezbędnych i posiadanych środków umożliwiających realizację celu,
– opracowanie planu przebiegu działania,
c) pozyskiwanie zasobów czyli środków niezbędnych do realizacji celu,
d) realizacja celu czyli postępowanie zgodnie z planem,
e) kontrola czyli ocena osiągniętego efektu, porównanie go z zaplanowanymi i wyciągnięcie wniosków.
Zasady cyklu organizacyjnego:
a) zasada skuteczności działania – odnosi się do oceny stopnia realizacji celu. Działanie może być skuteczne (zamierzony cel udało się w pełni zrealizować), częściowo skuteczne (cel osiągnięto połowicznie) albo nieskuteczne (celu nie udało się zrealizować),
b) zasada korzystności działania – wykorzystuje się tutaj zależność między poniesionymi nakładami a osiągniętymi efektami. Skuteczność działania może być korzystne (osiągnięte efekty są większe od poniesionych nakładów), neutralne (osiągnięte efekty są równe poniesionym nakładom) albo niekorzystne (efekty są niższe od nakładów),
c) zasada ekonomiczności działania – ocena tego typu jest możliwa po ustaleniu relacji między efektami a nakładami. Ekonomiczność działania może być ekonomiczne (stosunek efektów do nakładów jest większy od 1), neutralne (stosunek efektów do nakładów jest równe 1) albo nieekonomiczne (stosunek efektów do nakładów jest mniejszy od 1).
4. ZARZĄDZENIE I KIEROWANIE
Zarządzanie – dotyczy organizacji przedsiębiorstwa jako całości i polega na podejmowaniu decyzji dotyczących wykorzystania posiadanych przez organizację środków.
Kierowanie – jest częścią zarządzania, odnosi się wyłącznie do kierowania pracowników.
Funkcje kierownicze:
a) planowanie – podejmowanie decyzji dotyczących przyszłych działań,
b) organizowanie – stwarzanie warunków umożliwiających realizację podjętych decyzji,
c) motywowanie – pobudzanie do działania,
d) kontrola – ocena działania.
Czynności kierownicze:
a) podejmowanie decyzji – kierownik podejmuje decyzje co do celu działania jak i co do metod środków działania. Aby decyzja była racjonalna, musi być oparta na rachunku ekonomicznym.
Rachunek ekonomiczny – zestawienie szacunkowych nakładów i efektów wynikających z realizacji celu i musi być sporządzony dla każdego wariantu oddzielnie. Jeśli przeprowadzenie rachunku jest niecelowe lub niemożliwe decyzja musi być zgodna z zasadami zdrowego rozsądku.
b) przekazywanie decyzji wykonawcom – decyzja może być przekazana w sposób ogólny (tylko co do celu działania) albo szczegółowy (co do celu, środków i metod działania),
c) motywowanie – pobudzanie do działania, uzależniony od stylu kierowania, sposoby motywowania:
– na drodze przymusu – decyzja w formie nakazu, który musi być bezwzględnie zrealizowany,
– przedstawienie sytuacji zachęcającej – pracownicy dostrzegają interes własny w podporządkowaniu się woli kierownika,
– przez autorytet kierownika – podwładni nie wymagają dodatkowej motywacji, dla nich kierownik jest autorytetem,
d) kontrolowanie – ocena pracy pracowników.
5. STYLE KIEROWANIA PRACOWNIKAMI
Kierowanie autokratyczne – określenie zadań i metod działania członkom zespołu bez udziału ich własnej inicjatywy oraz w podejmowaniu decyzji. Kierownik autokrata nie znosi sprzeciwów i odmiennych poglądów, odmawia wyjaśnień swych poczynań. Dobre wyniki zespołu to według niego jego zasługa, a za niepowodzenia obciąża winą i odpowiedzialnością pracowników. Zawsze postępuje według własnego uznania.
Kierowanie demokratyczne – polega na stawianiu przed zespołem zasadniczych zadań oraz ustaleniu końcowego celu działania. Pracownicy wybierają własne sposoby i metody pracy. Wśród pracowników rodzi się zadowolenie z pracy i zaufanie dla kierownika. Kierownik rozkazywanie zastępuje sugerowaniem i zachęcaniem.
Kierowanie bierne – kierownik wpływa w minimalnym stopniu lub nie na przebieg działania wykonywanych przez pracowników.
Kierowanie doradcze – podwładnym pozostawia się bardzo dużą swobodę działania. Kierownik doradza pracownikom sposób działania.
Kierowanie patronalne – kierownik powierzchownie traktuje obowiązek faktycznego kierowania pracownikami i jest przykładem wygodnictwa.